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26 nov. 2006

[今さら人に聞けないが気になっている]メールの管理・整理・分類法

なかなか秘匿性が高いわけで,
他の人がどうしているのかをほとんど知らないし,見知る機会がない,
このメール管理・整理・分類の方法。

大学ではメーラーとしてBecky!を使用しており,
自宅ではwebメールのGmailを使用(以前はgooメール)。

ここではBecky!の話。

★自分はしない,していないこと。
 ・受信メールの自動フォルダ振り分け機能。☆
 ・「要返信」とか「要アクション」とかいう,必要要件別フォルダの作成・利用。☆
 ・スレッド表示(一時期しましたが,また元に戻した)。
 ・「重要度」みたいなやつ
  (あなたにとっては重要かもしれないが,私には重要ではない,ことは往々にしてある)。
  (きっと逆も然り)。
 ・htmlメール。プレーンテキストで十二分。
 ・アドレス帳の利用。(ときどき宛名を自分流にカイゾウしてそのまま送っている人がいるが,
  それは相手にもそのようにそのまま見えるのだということを理解されているのだろうか)☆
 ・過去メールのアーカイブ化とか消去とか。
   ☆このあたりは巷の「メール~~術」サイトにはよく書かれているけど,
     自分の趣味に合わなかったり,必要なかったりする。

★ほとんどしないこと。
 ・メール検索。
 ・自分向けのメモとしてのメール利用(送信)。

★していること。
 ・フォルダの作成(基本的には組織単位ごと~専攻とか,研究科とか,委員会とか)。
 ・自己送信メールは必ずBccで自分にも(要するに送信メールも「受信箱」に届く)。
 ・フォルダへの移動は手動(ドラッグ)。

 *

受信したメール(自己送信分も含む)は必ず「受信箱」に届くことになる。
新着が上に表示される。
そこで,私にとってのメール管理の第一歩は,
「受信箱にある新着メール(太字で表示され上の方にある)をどう扱うか」,ということになる。
個々のメールは,その場で以下の4通りのいずれかのアクションがなされることになる。
 1.すぐに返信
 2.「寝かせる」(太字が普通字になる)
 3.フォルダにドラッグ
 4.ゴミ箱

「すぐに返信」。
ただ単に「わかりました」「ありがとうございました」「受け取りました」のような
お知らせをする場合や,短く返事できるとき,たまたま時間があるときなどは
その場で返信。その後ドラッグしてフォルダへ。
相手の返事を待っているとか,続きが予想されるときはそのまま「寝かせる」。

「寝かせる」。
(ここがたまりがちになるのだが)すぐ返信できなくてあとで返信するときや,
要アクション,予定,など「相手があって縛られる」ものはそれが終了するまでそのまま寝かせる,
つまり受信箱においたまま。
※「予定」については,手帳に書いてしまって,すぐフォルダに移動することもある。

「フォルダにドラッグ」
向こうからやってきた「通知」系(=こちらが今何かする必要のないお知らせ)は
基本的に読んですぐドラッグ。

「ゴミ箱」
迷惑系は直行。
journalのTOC alertsなどは,ブラウザで確認してから。

 *

そこで,私にとってのメール管理の第二歩は,
「受信箱に寝かせてあるメールをどう分類しておくか」,ということになる。
これがけっこう難しい。
基本的には「日付順」に並んでいるので,カラーをつけたりフラグを立てたりということで
分類対処するしかない。
実際には,「To do」「スケジュール」「返事待ち」「返事書かなきゃ」「考え中」「長期的仕事」
などなど,ごちゃごちゃに入っていることになる。
Becky!が便利でいて不便なのはこのカラーのところ。
十色以上のカラーがデフォルトで使えるのはよいことだが,
 ・「色」に「分類名」をつけられない。
 ・色をつけることでかえって「目立たなくなる」色もある。
*なんとかならないものか。
  どの色がどういう意味なのか,頻度の低い色は完璧に忘れてしまう。
*フラグはおとといはじめて「立ててみた」が
  これはカラー付与以外に,何か特殊な意味はあるのか?
*他に何か手だてはありうるか?
 タギングみたいなことは面倒くさくてしたくない。

自分は,そんなところです。

こう見ると,フォルダってのは完璧に「過去帳」ですね。
たまには相手のメールアドレスを探すために見返したりすることもあるのですが。
(ちなみに,相手がどういう人か考えればすぐにどのフォルダを見ればいいかは
 わかるので,それで十分ストレスなく発見できる;アドレス帳不要論)
もうすでにファイルされて,ちょっと手を伸ばすと届く範囲の,向こうに置いているという感じ。

そして受信箱がもうちょっと便利になるといいな。
こんな感じで「作業机」的になっているので,
なんかこう,実世界の机まわりアナロジーで,
「あの件はあの左上の方に,その件はもうちょっと近くのそこに,
 そして今はこれをするから関連メールを真ん中に出しておこう」みたいな,
空間的なアナロジーの使えるインターフェースというのがすごくうれしいんだけど。
せめてテンポラリーにグループ化できる(名前をつけるというより,「まとまり」だけ)
どこかにそういうメーラーはないものか。

 *

何かちょっとした「工夫」みたいのがあったら,教えてください。
あれこれまだまだ試してみたいので。


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